O certificado digital trata-se de um documento eletrônico e funciona como uma forma de identidade digital, pois contém de maneira digitalizada, as informações da própria pessoa física ou jurídica. O valor deste documento varia com a natureza do negócio na qual ele será utilizado.
O certificado digital não se torna uma exigência para os Microempreendedores Individuais (MEIs). Isso se deve ao fato de que o MEI só é obrigado a gerar uma Nota Fiscal quando realiza uma transação de produto ou serviço com outra empresa, ou seja, uma pessoa jurídica. Mas se houver o lançamento da NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), será sim necessária a obtenção do certificado digital, para que assim o MEI possa emitir a nota fiscal.
Ao entrar em contato com uma Autoridade Certificadora habilitada pelo ICP-Brasi (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira) , há a emissão dessa identificação virtual, possibilitando uma troca segura de informações ao autenticar a identidade do emissor e garantir a integridade e confidencialidade da informação. Utilizando os procedimentos de maneira lógica e complexa, o certificado digital confere validade e segurança às transações digitais.
Para obter o certificado digital pela primeira vez, no caso em que o indivíduo não possui a CNH, o procedimento é realizado de forma presencial. No entanto, se o objetivo for a renovação ou se já houver a habilitação, o procedimento é conduzido online, por meio de videoconferência, com um prazo de 2 dias úteis para a realização do serviço. Pode haver leves acréscimos de minutos para lidar com imprevistos durante o atendimento online, com um tempo de espera estimado de 25 minutos.
Existem 2 tipos distintos de certificados digitais:
- A1, possui uma validade de 1(um) ano e por possuir backup (copia de segurança), é um documento de fácil instalação em várias máquinas;
- A3, possui uma validade de até 5(cinco) anos, este é mais específico para uma segurança maior, pois é por meio de criptografia (token ou cartão USB) para acesso, sendo possível o download do token apenas uma vez, portanto se houver a perda do arquivo da mídia, haverá a perda do certificado;
Portanto, é notável que não há obrigação para um MEI em ter o Certificado Digital; no entanto, ele está cercado de benefícios para o empreendedor, uma vez que existem casos em que a utilização desses certificados se torna necessária para cumprir as obrigações com a Receita Federal.